Vier Zusagen stehen in unserem Verwaltervertrag. Die erste: Wer uns schreibt, hat binnen 24 Stunden eine Antwort.
GIEBEL
Sie handeln davon, dass niemand zurückruft, dass die Abrechnung im Oktober kommt und dass der Beschluss vom letzten Frühjahr immer noch nicht umgesetzt ist.
Es liegt daran, dass eine Verwaltung, die alles von Hand macht, bei 140 Wohnungen pro Mitarbeiter an ihre Grenze kommt.
Alles, was ein Computer kann, macht bei uns ein Computer. Was Urteilsvermögen braucht, machen wir — und haben die Zeit dafür.
der Immobilienverwaltungen in Deutschland berichten von Überlastung, ein Drittel davon in starkem Ausmaß. 14 % nehmen überhaupt keine neuen Gemeinschaften mehr an.
VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025Nicht vier Eigenschaften. Vier Sätze, die man nachhalten kann — jeder mit dem Mechanismus dahinter, der ihn trägt.
Jede Anfrage, werktags. Auch wenn die Antwort zunächst nur lautet, wer sich bis wann darum kümmert.
Jede E-Mail und jeder Anruf wird als Vorgang mit Frist angelegt. Was bis 17 Uhr eingeht, ist am nächsten Werktag beantwortet — die Frist läuft sichtbar mit, nicht im Kopf eines Einzelnen.
Nach Ablauf des Kalenderjahres. Ohne Nachfragen, ohne Vertröstung.
Gebucht wird das Jahr über, nicht im Februar. Jeder Beleg wird beim Eingang zugeordnet, die Heizkostenabrechnung ist beauftragt, bevor abgelesen wird. Am 1. Januar fehlen nur noch die Ablesewerte.
Und einen Status, den jeder Eigentümer jederzeit einsehen kann. Beschlüsse, die niemand weiterverfolgt, sind der häufigste Grund, eine Verwaltung zu wechseln.
Das Gesetz verlangt eine Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Wir führen sie nicht als Archiv, sondern als Arbeitsliste: neben jedem Beschluss stehen ein Termin und ein Name, und offene Punkte stehen oben.
Konten, Belege, Verträge, laufende Vorgänge. Nicht auf Anfrage, sondern permanent.
§ 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer das Recht, in die Verwaltungsunterlagen zu sehen. Bei uns muss dafür niemand einen Grund nennen und keinen Termin erbitten: Wir legen laufend ab und geben heraus.
Diese vier Zusagen stehen in unserem Verwaltervertrag. Wenn wir sie nicht halten, können Sie uns daran messen.
Zwölf Monate, in denen eine Wohnungseigentümergemeinschaft immer dieselben Dinge zu erledigen hat. Der höchste Punkt ist die Versammlung im Frühjahr — alles davor läuft darauf zu, alles danach folgt daraus.
Die im Vorjahr beschlossenen Vorschüsse werden ab Januar eingezogen; die Heizkosten sind zum 31. Dezember abgelesen.
Wir buchen die Hausgeldeingänge laufend und melden jeden Rückstand, sobald er zwei Monate alt ist — nicht erst mit der Abrechnung.
§ 28 Abs. 1 WEGHeizkostenabrechnung, Jahresrechnungen der Dienstleister, Kontoauszüge und Versicherungsabrechnungen kommen herein.
Wir ordnen jeden Beleg dem Vorgang zu, aus dem er stammt. Was fehlt, mahnen wir im Februar an, nicht im Mai.
Die Abrechnung über den Wirtschaftsplan wird aufgestellt, dazu der Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage.
Beides ist bei uns bis Ende April fertig — das ist die zweite unserer vier Zusagen, und sie steht im Vertrag.
§ 28 Abs. 2 und Abs. 4 WEGDie Einladung geht in Textform hinaus, mindestens drei Wochen vor der Versammlung, und nennt jeden Gegenstand, über den beschlossen werden soll.
Vorher sitzen wir mit dem Verwaltungsbeirat zusammen und gehen die Belege durch. Wer in der Versammlung zustimmen soll, muss vorher hineingesehen haben können.
§ 24 Abs. 4 und § 23 Abs. 2 WEGBeschlossen wird über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse, über die Vorschüsse des laufenden Jahres, über Erhaltungsmaßnahmen und über die Entlastung.
Wir leiten die Versammlung und verkünden jeden Beschluss so, dass hinterher niemand raten muss, was beschlossen wurde.
§ 28 Abs. 1 und 2, § 25 Abs. 1 WEGDie Niederschrift wird unverzüglich aufgenommen und unterschrieben, jeder Beschluss wandert in die Beschluss-Sammlung. Die Anfechtungsfrist läuft einen Monat ab Beschlussfassung.
Jeder Beschluss bekommt bei uns zusätzlich ein Datum und einen Namen. Das ist die dritte Zusage.
§ 24 Abs. 6 und 7, § 45 WEGFür die beschlossenen Maßnahmen werden Angebote eingeholt, Aufträge vergeben und Termine gemacht.
Wir holen drei Angebote ein und legen sie nebeneinander — mit dem, was jedes enthält, nicht nur mit der Endsumme.
Die Arbeiten laufen. Am Ende steht die Abnahme, und mit ihr beginnt die Gewährleistungsfrist.
Wir nehmen jede Leistung mit Protokoll ab und tragen die Gewährleistungsfrist ein. Eine Frist, die niemand notiert hat, verfällt.
Dach, Fassade, Keller, Technik und die Verkehrssicherung werden angesehen, bevor der Winter kommt.
Wir gehen mit dem Verwaltungsbeirat durch das Objekt und schreiben auf, was im nächsten Wirtschaftsplan Geld kostet.
§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEGDer Plan für das kommende Kalenderjahr wird aufgestellt, die Erhaltungsrücklage fortgeschrieben.
Wir rechnen die Begehung vom September ein, statt die Zahlen des Vorjahres fortzuschreiben. Sonst steht die Rücklage irgendwann auf dem Papier und nicht auf dem Konto.
§ 28 Abs. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEGVersicherungen, Wartungsverträge, Hausmeister und Winterdienst laufen zum Jahresende aus oder verlängern sich.
Wir prüfen jeden Vertrag vor seiner Kündigungsfrist, nicht danach — und legen der Gemeinschaft vor, was ein Wechsel brächte.
§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEGAbgelesen wird, die Konten werden abgeschlossen, der Stand der Erhaltungsrücklage steht fest.
Wir haken den Beschlussstand des Jahres ab: was umgesetzt ist, was offen blieb und warum. Das geht an alle Eigentümer, nicht nur an den Beirat.
§ 28 Abs. 4 WEGWas in Ihrer Gemeinschaft wann ansteht, hängt von Ihrer Teilungserklärung und Ihren Beschlüssen ab. Der Ablauf hier ist der Regelfall.
Zwei Gesellschafter, zwei Zuständigkeiten. Sie müssen nicht raten, wen Sie anrufen.
Geschäftsführer · Kaufmännisches
Ich bin David Rieger und kümmere mich bei GIEBEL um alles, was mit Geld zu tun hat: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld, Verträge. Davor habe ich ein Mobilitätsunternehmen aufgebaut und gelernt, dass fast jede Beschwerde in Wahrheit eine Frist ist, die niemand nachgehalten hat. Deshalb liegt bei uns hinter jeder Zusage ein Ablauf und nicht ein guter Vorsatz. Wenn Sie eine Position in Ihrer Abrechnung nicht verstehen, rufen Sie mich an — ich erkläre lieber eine zu viel als eine zu wenig.
Rufen Sie mich an, wenn es um eine Zahl geht.Geschäftsführer · Technik und Bau
Ich bin Alexandros Moyosoglou und bin bei GIEBEL für das Gebäude zuständig: Erhaltung, Bauvorhaben, Handwerker, die Begehungen. Ich komme aus der Bauausführung und habe lange genug auf Baustellen gestanden, um ein Angebot lesen zu können, statt nur die Endsumme zu vergleichen. Was mich an diesem Beruf hält, ist der Moment, in dem eine Gemeinschaft nach Jahren des Streits über ein Dach merkt, dass die Entscheidung gar nicht schwer war — es hat nur nie jemand die Zahlen nebeneinandergelegt.
Rufen Sie mich an, wenn am Haus etwas ist.Drei Aufträge, drei Auftraggeber. Wer uns beauftragt, entscheidet, welcher es ist.
Auftraggeberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Auftraggeber ist der einzelne vermietende Eigentümer.
Auftraggeber ist der teilende Eigentümer, bis die Gemeinschaft handlungsfähig ist.
Am schnellsten geht es am Telefon. Wenn Sie lieber schreiben: sieben Felder, mehr fragen wir nicht.
Außerhalb dieser Zeiten nehmen wir Anrufe auf und melden uns am nächsten Werktag zurück. Bei einem Schaden am Gemeinschaftseigentum, der nicht warten kann, erreichen Sie uns rund um die Uhr unter derselben Nummer.